Empresa de transporte Goffre usa Inteligencia de negocios para aumentar la eficiencia y disminuir costes de su flota

Parte 1: El Cliente

En medio de una creciente marejada de datos, muchas empresas están luchando por mantenerse a flote. La industria del transporte no es una excepción, especialmente porque las variables como los costos y los tiempos pueden fluctuar drásticamente de un mes a otro. Goffre, una empresa familiar de transporte en Venezuela, se encuentra en el corazón de esta tormenta de datos. Con una flota considerable de vehículos que transportan una amplia gama de productos para empresas a nivel nacional, Goffre se ha establecido como una importante figura en el sector del transporte.

Parte 2: El Desafío

Goffre, una próspera empresa de transporte en Venezuela, se encontraba frente a un desafío multifacético. Como una organización que manejaba una gran cantidad de datos financieros y operativos, Goffre utilizaba Excel para su gestión de datos, un método que presentaba varios problemas críticos.

En primer lugar, la clasificación contable se realizaba de manera demasiado genérica. Esto dificultaba el análisis específico a nivel financiero, ya que la granularidad necesaria para realizar un seguimiento detallado de las finanzas de la empresa simplemente no estaba presente. Las partidas y categorías contables estaban demasiado generalizadas, lo que impedía un seguimiento efectivo de los costos y los ingresos a nivel micro.

En segundo lugar, la gestión de volúmenes elevados de datos en Excel llevaba a una serie de desafíos operativos. El riesgo de errores en el registro de información era elevado, dada la posibilidad de introducir datos incorrectos o duplicados. Este riesgo se incrementaba a medida que crecía el número de archivos y versiones de los documentos Excel que debían gestionarse.

Además, la productividad del administrador se veía afectada de manera negativa. El manejo de numerosos documentos Excel resultaba en una disminución de la eficiencia, multiplicando la carga de trabajo y limitando la capacidad de realizar análisis estratégicos y tareas de valor añadido.

El tercer problema era la vulnerabilidad y falta de confiabilidad de los datos. Al no estar centralizados, los datos estaban expuestos a una serie de riesgos, incluyendo la pérdida de información, la inconsistencia entre los datos y la dificultad de acceso y recuperación de la información.

Finalmente, la construcción de análisis para la toma de decisiones efectivas era deficiente. Los datos dispersos y la falta de una herramienta eficiente de análisis de datos dificultaban la elaboración de informes claros y útiles para informar decisiones comerciales estratégicas.

Así, el desafío era encontrar una solución que permitiera a Goffre manejar su vasta cantidad de datos de manera más efectiva y eficiente, superando las limitaciones y riesgos asociados con su actual método de gestión de datos.

Parte 3: La Solución

Reconociendo la necesidad de evolución, Goffre se presenta como una empresa que valora la innovación y la tecnología para garantizar la eficiencia y la sostenibilidad de su negocio. En respuesta a sus desafíos de gestión de datos, Goffre adoptó Power BI, una herramienta poderosa para la inteligencia empresarial.

Power BI ofrece una serie de ventajas que abordan directamente los problemas enfrentados por Goffre. Facilita la toma de decisiones basada en datos transformando grandes cantidades de datos en gráficos y visualizaciones comprensibles. Además, permite la centralización de la información y una integración fluida con otras herramientas de Microsoft. Los usuarios pueden realizar análisis en tiempo real y acceder a sus dashboards e informes desde cualquier lugar gracias a las aplicaciones móviles de Power BI. A pesar de su poder, la interfaz de usuario de Power BI es intuitiva, con funcionalidades de arrastrar y soltar que simplifican la creación de visualizaciones

1)  Para facilitar la implementación, Tomamos varios pasos estratégicos. Primero, recopiló todos los archivos de Excel para integrarlos y desarrolló un archivo de control administrativo en Excel. Este archivo puede ser posteriormente sustituido por una conexión directa al ERP y diferentes fuentes de datos.

2) Después, Goffre desarrolló un tablero de control en Power BI que muestra visualizaciones para tableros de mando integrados con perspectivas operativas y financieras. Estas perspectivas incluyen finanzas, viajes, conciliaciones y servicios. Cada perspectiva proporciona un nivel detallado de información, desde la localización del dinero en las cuentas de la empresa hasta el número de viajes realizados, las relaciones de pagos y créditos, y el número de servicios realizados y su costo.

Entre la visualizaciones o dashboard creado podemos destacar:

•  Finanzas: Proporciona detalles sobre la ubicación del dinero en las cuentas de la empresa, resumen del balance del flujo de caja, detalles de las cuentas por tipo de registro, y el flujo de caja acumulado a lo largo del tiempo.
•  Viajes: Ofrece información sobre la conciliación de los viajes realizados, el número de viajes realizados a través del tiempo, costo promedio por Km por cliente y por destinos, y varios otros detalles relacionados con los viajes.
•  Conciliaciones: Presenta las relaciones de pagos a créditos recibidos por proveedores o préstamos de socios, inversionistas y relaciones de créditos entregados a socios, empleados.
•  Servicios: Muestra el número de servicios realizados, número de vehículos activos, fecha del último servicio por vehículo, costo del último servicio, y otros datos relevantes.

3) Finalmente, Goffre proporcionó una formación rápida a su personal para manejar la herramienta, que resultó ser muy intuitiva una vez que el consultor creó los modelos de datos, conexiones y visualizaciones

Próximos Pasos

SmartClimbs es una empresa de  consultoría que  está comprometida con  la mejora continua de soluciones que se apalancan en la tecnología como esta y que fue diseñada y desarrollada en el Centro de desarrollo y consultoría de Smartclimbs.

Los siguientes pasos podrían ser la incorporación de la búsqueda inteligente de datos para mejorar la eficiencia en la recuperación y extracción de información.

Además, exploramos nuevas herramientas para ampliar las capacidades de Power BI. Estas incluyen Power Automate para la automatización de procesos digitales y Microsoft Syntex, una IA para analizar y extraer información relevante de documentos.

El objetivo es proporcionar a Goffre un conjunto de herramientas que maximicen la eficiencia y competitividad de su negocio. En cada paso, SmartClimbs se compromete a impulsar a Goffre hacia el éxito.

Quieres saber mas de como tu negocio se puede beneficiar con Business intelligence , ingresa aquí 

https://www.smartclimbs.com/PowerBI